Beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens

Top-Tex Group (verwerkingsverantwoordelijke) is een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid met één vennoot, met een hoofdzetel te 10 Avenue du Girou, Villeneuve-lès-Bouloc (31620) en geregistreerd in het handels- en bedrijfsregister van Toulouse onder nummer 388 833 477, die deel uitmaakt van de Groupement d'Intérêt Economique Tex Groupement, gevestigd te 10 Avenue du Girou, Villeneuve-lès-Bouloc (31620) en geregistreerd in het handels- en bedrijfsregister van Toulouse onder nummer 752 032 888. Top-Tex Group en Tex Groupement (hierna 'wij' of 'ons' genoemd) zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor bepaalde verwerkingen die in dit vertrouwelijkheidshandvest (hierna het 'Handvest') worden genoemd.

De firma EDOS, met een hoofdzetel gevestigd te 9 rue Schimper in Straatsburg (67000), is aangesteld als functionaris voor gegevensbescherming voor Top-Tex Group en Tex Groupement.

Wij hechten veel belang aan de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer en uw individuele vrijheden en wij verbinden ons ertoe om deze te beschermen uit hoofde van de Franse en Europese wet- en regelgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens.

Het Handvest informeert u in het bijzonder over de principes met betrekking tot de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken en de voornaamste doeleinden waarvoor de gegevens door Top-Tex group en Tex Groupement worden verwerkt.

Wij nodigen u uit om het Handvest aandachtig door te lezen en regelmatig te raadplegen om kennis te nemen van eventuele wijzigingen of updates hiervan.

1. Wettelijk en regelgevend kader

Wij verbinden ons ertoe om onze verplichtingen na te leven op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens uit hoofde van:

• Wet nr. 78-17 van 6 januari 1978 betreffende de verwerking van gegevens, bestanden en vrijheden, met name gewijzigd bij wet nr. 2018-493 van 20 juni 2018;
• Europese Verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 (hierna de 'Verordening' genoemd).

2. Bepalingen inzake de verwerking van persoonsgegevens

Wij verwerken de persoonsgegevens van onze klanten, prospects en leveranciers in het kader van de uitvoering van het contract dat wij hebben gesloten, het behartigen van onze gerechtvaardigde belangen (commerciële belangen, verbeteren van de aangeboden diensten, continuïteit van de IT-diensten, informatiebeveiliging, beveiliging van onze vestigingen en personeel) en onze wettelijke verplichtingen voor de volgende doeleinden:

Klanten

• Relatiebeheer;
• Openen van de klantaccount;
• Orderbeheer;
• Organiseren van de leveringen;
• Verbeteren van de klantenservice;
• Incassobeheer;
• Facturatiebeheer;
• Boekhoudkundig beheer;
• Opvolgen van onbetaalde facturen;
• Invorderen van onbetaalde facturen;
• Opvolgen van klachten;
• Beheer van commerciële prospectie;
• Beheer van de commerciële communicatie (websites, blogs, verspreiding van catalogi, verzenden van e-mails, toesturen van kledingsamples);
• Beheer van IT-ondersteuning in verband met het beheer van de klantaccount;
• Persoonlijke communicatie (binnenkomende gesprekken);
• Opstellen van bedrijfsstatistieken;
• Beheer van informatiebeveiliging;
• Beheer van de beveiliging van goederen en personen (wanneer ze aanwezig zijn in onze vestigingen);
• Opvolgen van de verzoeken van personen om hun rechten uit te oefenen.

Prospects

• Beheer van commerciële prospectie;
• Beheer van de commerciële communicatie (websites, verspreiding van catalogi, verzenden van e-mails, toesturen van kledingsamples);
• Opstellen van bedrijfsstatistieken;
• Beheer van de beveiliging van goederen en personen (wanneer ze aanwezig zijn in onze vestigingen);
• Opvolgen van de verzoeken van personen om hun rechten uit te oefenen.

Leveranciers

• Relatiebeheer;
• Voorraadbeheer;
• Beheer van de orders bij leveranciers;
• Leveringsbeheer;
• Facturatiebeheer;
• Boekhoudkundig beheer;
• Persoonlijke communicatie (binnenkomende gesprekken);
• Opstellen van bedrijfsstatistieken;
• Beheer van de beveiliging van goederen en personen (wanneer ze aanwezig zijn in onze vestigingen);
• Opvolgen van de verzoeken van personen om hun rechten uit te oefenen.

Hiervoor verwerken wij gegevens over uw identiteit (naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, postadres, functie in het bedrijf) en economische en professionele gegevens (bankgegevens van het bedrijf waar u werkt, gegevens van de bankpas) en alle persoonlijke informatie op documenten die worden verwerkt.

In deze context, en behoudens uitzonderingen, worden deze persoonsgegevens verwerkt gedurende een termijn die niet langer is dan nodig is voor de betreffende doeleinden, rekening houdend met de toepasselijke voorgeschreven termijnen, in het bijzonder:

• Klanten: vijf (5) jaar vanaf het einde van de zakelijke relatie;
• Prospects: drie (3) jaar vanaf het laatste contact met de prospect;
• Leveranciers: vijf (5) jaar vanaf het einde van de zakelijke relatie.

De persoonsgegevens zijn (uitsluitend voor de betreffende doeleinden) bestemd voor:

• de interne diensten van Tex Groupement en Top-Tex Group, met inbegrip van de afdelingen management, verkoop, boekhouding, IT, marketing en MVO;
• de andere maatschappijen van de Top-Tex groep;
• onze IT-serviceproviders;
• onze marketingdienstverleners;
• onze vervoerders;
• de banken;
• onze accountant;
• onze externe accountant;
• het incassobureau;
• onze kredietverzekering en de verzekeringsmakelaar.

In het kader van deze verwerkingen worden gegevens doorgegeven aan landen buiten de Europese Unie door een van de IT-onderaannemers, de onderneming CloudFlare. Wanneer uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan landen buiten de Europese Unie, proberen wij systematisch alle noodzakelijke maatregelen te treffen om ervoor te zorgen dat degenen die de gegevens ontvangen deze op passende wijze beschermen en in dezelfde mate als op grond van de nationale en Europese regelgeving, in het bijzonder door gebruik te maken van modelcontractbepalingen en het toepassen van technische, organisatorische en juridische maatregelen om deze doorgiften verder te beschermen.

3. Getroffen veiligheidsmaatregelen

Wij verbinden ons tot het garanderen van de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veiligheid van uw persoonsgegevens. Overeenkomstig artikel 32 van de Verordening treffen wij passende technische, logische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij nemen eveneens maatregelen om, voor zover mogelijk, verlies, onopzettelijke vernietiging, wijziging en ongeoorloofde toegang tot uw gegevens te voorkomen.

4. Bepalingen inzake de uitoefening van uw rechten

Krachtens de toepasselijke wet- en regelgeving heeft u het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien en te verbeteren (recht van inzage en rectificatie);
• bezwaar te maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens om legitieme redenen (recht van bezwaar);
• binnen de grenzen zoals bepaald in de teksten, te verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens of om wissing van uw persoonsgegevens (recht op beperking van de verwerking en recht op vergetelheid);
• te verzoeken dat uw persoonsgegevens worden overgedragen (recht op dataportabiliteit).

Voor alle vragen met betrekking tot dit beleid of alle vragen met betrekking tot de verwerking van uw Gegevens, kunt u op de volgende wijzen contact met ons opnemen:

• Via een brief per post naar het volgende adres: Top – Tex Group, 10 avenue du Girou, Villeneuve-lès-Bouloc (31620)
• Via een e-mail naar het volgende adres: [email protected]

Ten slotte laten wij u weten dat u het recht heeft om een klacht in te dienen over de manier waarop wij uw Gegevens verwerken, bij een toezichthoudende instantie zoals de Franse autoriteit persoonsgegevens, de Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).